Comment des organisations belges utilisent-elles Moti® pour mieux gérer leur temps de travail ?
Maisons de repos, administrations, CPAS ou organisations multisites : la gestion du temps peut rapidement devenir complexe lorsque les horaires, les absences et les prestations se multiplient. Plusieurs organisations belges utilisent déjà Moti® pour centraliser ces données et simplifier leurs processus RH, bien avant l’échéance prévue de 2027.
Des organisations belges utilisent déjà Moti® au quotidien
La gestion du temps ne répond pas uniquement à une future obligation réglementaire. Pour de nombreuses organisations, elle constitue déjà un enjeu quotidien.
Moti® est aujourd’hui utilisé dans des environnements privés et publics très variés : entreprises, administrations, pouvoirs locaux, CPAS ou encore organisations comptant plusieurs sites et catégories de travailleurs. Cette diversité d’utilisateurs illustre l’importance d’adapter la gestion du temps aux réalités propres à chaque organisation.
Leurs environnements sont différents, mais plusieurs problématiques peuvent se retrouver : horaires complexes, collaborateurs répartis entre plusieurs services, absences, pointages, plannings ou informations à transmettre vers d’autres outils RH. Cette diversité illustre aussi l’importance de pouvoir adapter le système au fonctionnement de chaque organisation.
Des besoins différents selon les secteurs
Maisons de repos et établissements de soins : gérer des plannings complexes
Les maisons de repos et établissements de soins font partie des environnements où la gestion des horaires est particulièrement exigeante.
Les équipes travaillent le matin, en journée, en soirée, la nuit, les week-ends et les jours fériés. Il faut également tenir compte des absences, temps partiels, récupérations, formations et remplacements de dernière minute.
Un système centralisé aide les responsables à :
- Créer des horaires individuels ou collectifs
- Organiser les rotations et les shifts
- Tenir compte des absences
- Identifier plus facilement certains conflits ou chevauchements
- Réutiliser des cycles de planning
- Comparer les horaires prévus aux prestations enregistrées
Moti® propose pour cela un logiciel de gestion des plannings qui peut être relié aux modules de pointage et de gestion des absences. Découvrez notre article consacré au logiciel de planning pour les maisons de repos pour en savoir plus.
CPAS et administrations : gérer plusieurs métiers dans un même environnement
Les pouvoirs locaux présentent une autre difficulté : la diversité des fonctions.
Une même organisation peut regrouper des collaborateurs administratifs, des ouvriers, des équipes techniques, des travailleurs sociaux ou encore des services dont les horaires et contraintes sont très différents. Un outil unique doit donc pouvoir gérer plusieurs règles et modes de fonctionnement.
Avec Moti®, il est notamment possible de paramétrer différents horaires, cycles, droits et processus de validation selon les services. Les informations liées aux prestations, absences ou plannings peuvent ainsi être regroupées dans un même environnement tout en conservant des règles adaptées aux différentes populations.
Moti® propose une solution de gestion du temps de travail et du personnel personnalisée sur base des processus RH, du règlement de travail et des besoins propres à chaque organisation
Les bénéfices d’une gestion du temps centralisée
Limiter les doubles encodages
L’un des problèmes rencontrés dans de nombreuses organisations est la multiplication des outils.
Une information peut par exemple être introduite dans un planning, puis réencodée dans un fichier de prestations avant d’être transmise vers un logiciel de gestion des salaires. Chaque manipulation supplémentaire demande du temps et crée un risque d’erreur.
Lorsque les différents modules communiquent entre eux, une information peut au contraire être réutilisée dans plusieurs processus.
Dans Moti®, une absence peut être prise en compte dans le planning, tandis que les données de pointage peuvent alimenter le suivi des prestations. Des exports vers un ERP, un logiciel de gestion des salaires ou un secrétariat social peuvent également être configurés.
Donner davantage d’autonomie aux collaborateurs
La digitalisation de la gestion du temps ne concerne pas uniquement les RH.
Selon les modules utilisés, les collaborateurs peuvent notamment :
- Consulter leurs horaires
- Suivre leurs prestations
- Visualiser certains compteurs
- Introduire leurs demandes d’absence
- Pointer depuis un PC ou un appareil mobile
- Encoder certains déplacements
Cette autonomie limite certains échanges administratifs et donne aux travailleurs davantage de visibilité sur les informations qui les concernent.
Impliquer les managers et les utilisateurs
Les managers jouent un rôle important dans l’application quotidienne des nouvelles règles.
Recueillir les besoins des différents profils avant le paramétrage aide également à identifier les situations particulières : télétravail, travailleurs mobiles, horaires variables ou équipes en shifts.
Faire gagner du temps aux équipes RH
Encodages, contrôles, corrections et validations peuvent occuper une part importante du travail administratif. Centraliser et automatiser certaines de ces étapes aide les équipes RH à réduire les opérations répétitives.
Elles disposent alors de davantage de temps pour d’autres missions : accompagnement des managers et des collaborateurs, formation, recrutement, développement des talents ou projets RH.
Découvrez les bénéfices d’un meilleur suivi du temps de travail sur la productivité.
Un système déjà en place facilite aussi l’anticipation de 2027
Les organisations qui disposent déjà d’un système de gestion du temps ne partiront pas de zéro lorsque le nouveau cadre belge se précisera. Elles possèdent déjà des processus pour enregistrer les prestations, gérer les corrections, traiter les absences ou rendre certaines informations accessibles aux collaborateurs et aux responsables.
Cela ne signifie pas qu’un système actuellement utilisé sera automatiquement conforme aux futures dispositions belges. Les modalités définitives de l’obligation générale prévue pour 2027 doivent encore être précisées.
Il faudra donc vérifier le cadre final et adapter, si nécessaire, certaines configurations ou procédures. Pour connaître l’état actuel de la réforme, consultez notre guide sur l’enregistrement obligatoire du temps de travail en Belgique en 2027.
Pourquoi choisir une solution personnalisable ?
Les exemples des établissements de soins, CPAS ou administrations montrent surtout qu’il n’existe pas une organisation type. Les horaires, règles, populations et processus diffèrent parfois fortement d’un client à l’autre.
C’est pourquoi Moti® débute son implémentation par une analyse de l’organisation et de ses processus RH. La configuration et les formations sont ensuite prises en charge par des consultants disposant d’une expérience RH de terrain.
Les origines de Moti® remontent à 1985. La solution est aujourd’hui développée autour de plusieurs modules pouvant notamment couvrir les présences et pointages, les absences, les plannings ou les déplacements. Cette approche permet d’adapter l’environnement aux besoins de l’organisation plutôt que d’imposer un fonctionnement identique à chaque client.
Vous souhaitez découvrir comment Moti® pourrait s’intégrer à vos propres processus ? Nos consultants peuvent vous présenter une solution de gestion du temps adaptée à votre organisation.