Enregistrement du temps de travail obligatoire en Belgique en 2027 : ce que les employeurs doivent savoir

L'objectif n'est pas d'imposer une technologie spécifique ni de revenir aux méthodes de contrôle du passé.

La future obligation vise à permettre aux employeurs de démontrer le temps de travail réellement presté, tout en garantissant :

• Le respect des temps de repos
• La bonne gestion des heures supplémentaires
• La protection de la santé des travailleurs
• Une plus grande transparence dans la relation de travail
• Une meilleure sécurité juridique pour l'employeur comme pour le travailleur

Autrement dit, la question n'est plus de savoir si le temps de travail devra être enregistré, mais comment votre organisation va s'y préparer.

L’origine de cette évolution se situe au niveau européen.

Le 14 mai 2019, dans l’affaire C-55/18 opposant le syndicat CCOO à Deutsche Bank, la Cour de justice de l’Union européenne a estimé que les États membres devaient imposer aux employeurs un système objectif, fiable et accessible permettant de mesurer la durée quotidienne du travail.

L’objectif est notamment de pouvoir vérifier le respect de la durée maximale du travail, des périodes de repos et des éventuelles heures supplémentaires. La Cour n’a toutefois pas imposé une technologie particulière. Les États membres disposent d’une certaine marge de manœuvre pour organiser concrètement cet enregistrement.

En décembre 2024, l’arrêt C-531/23 «Loredas» est venu confirmer cette orientation. La Cour y a rappelé qu’une catégorie de travailleurs ne pouvait pas être exclue de manière générale d’un système d’enregistrement si cette exclusion empêchait une protection effective du temps de travail.

Le gouvernement belge prévoit de généraliser l’enregistrement du temps de travail à partir du 1er janvier 2027, dans les secteurs privé et public.

Le texte belge définitif n’est cependant pas encore complètement finalisé. Certaines catégories de travailleurs pourraient bénéficier d’exceptions ou de modalités particulières.

Une période transitoire est également envisagée pour les employeurs qui ne disposeraient pas encore d’un système approprié au 1er janvier 2027.

Dans l’état actuel du projet, ceux-ci pourraient disposer jusqu’à la fin du premier trimestre 2027 pour s’adapter. L’essentiel est donc déjà connu, mais certaines modalités doivent encore être précisées.

Non. À ce stade, aucune technologie unique n’est imposée.

Selon les besoins de l’entreprise, l’enregistrement pourrait notamment être réalisé au moyen :

• D’une pointeuse physique
• D’une application web
• D’une application mobile
• D’un autre système répondant aux exigences prévues
• Ou d’une combinaison de plusieurs méthodes

Une entreprise qui compte à la fois des collaborateurs présents sur site, des télétravailleurs et des équipes mobiles pourra ainsi avoir besoin de plusieurs modes d’enregistrement intégrés dans un même système. Moti® propose déjà différentes solutions de présence et de pointage sur PC, mobile ou pointeuse physique.

Ces trois critères sont au cœur de la jurisprudence européenne. Un système objectif doit produire des données suffisamment vérifiables pour déterminer le temps réellement presté.

Un système fiable doit fournir des informations cohérentes et exploitables. Dans la pratique, disposer d’un historique et encadrer les éventuelles corrections constitue une bonne pratique pour sécuriser les données. Enfin, les informations doivent être accessibles lorsqu’elles sont nécessaires. Les modalités exactes d’accès devront encore être précisées dans le cadre belge.

L’objectif n’est donc pas uniquement de collecter des heures, mais de disposer d’informations suffisamment fiables pour pouvoir les consulter et les utiliser en cas de besoin.

À ce stade, un fichier Excel ou un autre système manuel n’est pas automatiquement exclu. La future réglementation belge ne prévoit pas nécessairement d’imposer un logiciel spécialisé ou un système entièrement électronique. La question sera plutôt de savoir si le dispositif utilisé répond réellement aux exigences de la législation.

Pour une petite entreprise avec des horaires simples, une méthode légère pourra éventuellement suffire. En revanche, lorsque l’organisation compte de nombreux travailleurs, des horaires variables, plusieurs sites, du télétravail ou des collaborateurs mobiles, la gestion manuelle devient rapidement plus complexe. Un logiciel de gestion du temps apporte alors surtout un avantage pratique : centraliser les prestations, gérer les modifications et exploiter plus facilement les informations.

Pas nécessairement. Le projet belge vise avant tout l’enregistrement de la durée du temps de travail journalier et hebdomadaire. Dans certaines situations, un horaire est déjà défini à l’avance.

Le projet envisage notamment qu’un système enregistrant les écarts par rapport à cet horaire puisse répondre aux exigences. Les besoins seront donc différents selon que l’entreprise fonctionne avec des horaires fixes, variables, des shifts ou des prestations mobiles.

Lorsque les horaires sont planifiés, relier les prestations réelles à un outil de gestion des plannings facilite également la comparaison entre le temps prévu et le temps effectivement presté. C’est précisément pour cette raison qu’un système de gestion du temps doit pouvoir s’adapter au fonctionnement réel de l’organisation.

Le fait de travailler à distance ne supprime pas les règles relatives au temps de travail.

Les entreprises devront donc pouvoir gérer les prestations des travailleurs concernés, y compris lorsqu’elles sont effectuées à domicile, chez un client ou en déplacement.

Les modalités définitives devront encore tenir compte des différentes formes d’organisation du travail. Dans ce contexte, les solutions accessibles à distance présentent un intérêt particulier.

Moti® propose par exemple le pointage depuis un PC ou un appareil mobile en complément de la pointeuse physique.

Dans son état actuel, le projet vise largement les employeurs des secteurs privé et public.

La taille de l’entreprise ne constitue donc pas, à elle seule, un critère d’exclusion. Une PME pourra cependant avoir des besoins beaucoup plus simples qu’une organisation comptant plusieurs centaines ou milliers de collaborateurs.

Des exceptions ou modalités particulières pourraient également être prévues pour certaines catégories de travailleurs. Il faudra donc attendre le texte définitif pour connaître précisément le périmètre de l’obligation.

Plusieurs points doivent encore être confirmés dans la législation belge :

• Les catégories exactes de travailleurs concernées
• Les éventuelles exceptions
• Les données à enregistrer
• Les modalités particulières pour certaines formes de travail
• La conservation et l’accès aux données
• L’articulation avec le RGPD
• Les éventuelles sanctions

Les employeurs ont donc intérêt à anticiper, tout en restant prudents face aux informations présentées aujourd’hui comme définitivement acquises.

Attendre les dernières semaines avant l’entrée en vigueur peut compliquer inutilement la transition. La préparation peut déjà commencer par quelques étapes simples :

1. Analyser la manière dont les prestations sont suivies aujourd’hui
2. Identifier les différents types d’horaires
3. Vérifier les besoins des travailleurs sur site, à distance ou mobiles
4. Évaluer les outils existants
5. Anticiper l’accompagnement des managers et collaborateurs

Cette réflexion peut aussi être l’occasion de simplifier plus largement les processus RH.

Moti® propose pour cela une solution de gestion du temps et du personnel composée de plusieurs modules pouvant fonctionner ensemble : pointages, absences, plannings, déplacements et autres données RH.

Une gestion centralisée du temps facilite notamment le suivi des prestations, la préparation de la paie, la planification et la visibilité sur les équipes.