| Encodage d’une note de frais via photo mobile ou upload PDF |  |
| Lecture automatique OCR : extraction du montant, date, TVA, marchand et suggestion de catégorie | |
| Formulaire complet : montant TTC, TVA, catégorie, moyen de paiement, invité(s), marchand, description | |
| Workflow de validation hiérarchique : approbation, rejet ou demande de modifications | |
| Deuxième validation par les RH / la comptabilité avec possibilité d’export vers vos logiciels comptables | |
| Suivi des statuts : à soumettre, en attente de validation, en attente RH, payée / archivée | |
| Tableaux de pilotage opérationnel : contrôle des sous-/sureffectifs par codes couleur | |
| Notifications automatiques et historique détaillé de toutes les actions (horodatage, utilisateur) | |
Les notes de frais représentent un flux constant dans de nombreuses organisations. Qu’il s’agisse de repas professionnels, transports, achats ponctuels ou missions terrain, il est essentiel de disposer d’un système structuré pour encadrer ces dépenses.
Le module «Gestion des notes de frais» de Moti® permet aux collaborateurs d’encoder rapidement leurs justificatifs, tout en garantissant un processus contrôlé par les superviseurs puis par les équipes RH ou comptables.
L’ensemble du parcours est automatisé, transparent et conforme à vos règles internes.
Grâce à l’interface intuitive de Moti®, chacun peut gérer ses dépenses professionnelles en quelques clics, que ce soit au bureau ou sur le terrain. Les managers disposent d’une visibilité claire sur les dépenses soumises, tandis que les RH bénéficient d’un traitement uniformisé et prêt pour l’intégration en comptabilité ou en paie.
Le module s’insère naturellement dans les flux existants : validation par le manager, contrôle RH et export comptable. L’historique complet permet une vérification rapide en cas d’audit ou de demande interne.
Le gain de temps est immédiat : plus d’erreurs de saisie grâce à l’OCR, moins de suivis manuels, un circuit de validation encadré et un traitement accéléré. Les équipes RH centralisent toutes les dépenses dans un seul outil, évitant pertes de justificatifs et retards de remboursement.
Chaque étape - encodage, validation, modification ou rejet - est horodatée et associée à son auteur. Cette traçabilité garantit un contrôle total sur les dépenses et un respect strict des règles internes.
Développée par nos consultants RH sur base de l’analyse précise de votre organisation. Nous prenons en charge tout le paramétrage du logiciel.
Notre approche «clé en main» assure une solution totalement conforme à vos besoins.
Le logiciel Moti® est une solution SaaS et est accessible sur PC, mobile et pointeuse. Il permet entre autre de suivre efficacement les présences de votre personnel.
Tout cela dans un cadre hautement sécurisé grâce à la double authentification et au cryptage des données.
Même après le déploiement de Moti® chez vous, notre équipe reste à vos côtés.
En plus d'avoir un accès direct à une documentation complète et à une chatbox depuis le logiciel, vous avez la possibilité de planifier une session de formation avec l’un de nos consultants spécialisés.
Que vous dirigiez une petite équipe ou que vous comptiez des centaines de collaborateurs, rejoignez la famille Moti® et conquérons ensemble le monde des affaires !
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